Privacybeleid

Dit privacybeleid legt uit hoe Instituut Sensy BV persoonsgegevens verwerkt wanneer je onze website bezoekt, contact opneemt, een afspraak maakt, een formulier invult, je inschrijft voor de nieuwsbrief of iets koopt via de webshop.

Wie is verantwoordelijk?

Instituut Sensy BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en onze dienstverlening worden verwerkt.

Instituut Sensy BV
Sint-Godelievestraat 8
8020 Oostkamp
Ondernemingsnummer: BE 0700.802.432
E-mail: info@instituutsensy.be
Telefoon: +32 485 47 94 31

Er is geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dit voor onze activiteit niet verplicht is. Voor privacyvragen kan je ons rechtstreeks contacteren via bovenstaande gegevens.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van je gebruik van de website of onze diensten kunnen we onder meer de volgende gegevens verwerken:

  • identificatie- en contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres;
  • gegevens die je zelf invult in formulieren, berichten of afspraakaanvragen;
  • afspraak-, bestel-, facturatie-, leverings- en betaalgegevens;
  • nieuwsbriefgegevens, zoals je e-mailadres en inschrijvingsstatus;
  • technische gegevens, zoals IP-adres, browser, toestelgegevens, logs, cookievoorkeuren en beveiligingsgegevens;
  • informatie over je huid, behandeling of voorkeuren wanneer je die zelf met ons deelt in het kader van advies, een afspraak of een behandeling.

Deel via vrije tekstvelden geen medische of gevoelige informatie die niet nodig is voor je vraag. Wanneer je toch huid-, gezondheids- of andere gevoelige informatie deelt, gebruiken we die alleen voor het behandelen van je vraag, advies, afspraak of behandeling.

Waarom verwerken we gegevens?

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige rechtsgrond voor bestaat.

  • Contact en vragen: om je bericht te beantwoorden en je aanvraag op te volgen. Rechtsgrond: precontractuele maatregelen, uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang.
  • Afspraken en behandelingen: om afspraken te plannen, advies te geven en onze diensten uit te voeren. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst. Voor gevoelige informatie die je vrijwillig deelt, steunen we op je uitdrukkelijke toestemming of op de noodzaak om de gevraagde dienst correct te kunnen uitvoeren.
  • Webshop en bestellingen: om je bestelling te verwerken, betaling en levering mogelijk te maken, klantenservice te bieden en administratie bij te houden. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichtingen.
  • Nieuwsbrief: om je e-mails met tips, nieuws of commerciële informatie te sturen wanneer je je daarvoor inschrijft. Rechtsgrond: toestemming. Je kan je op elk moment uitschrijven.
  • Websitebeveiliging en technische werking: om de website veilig, stabiel en bruikbaar te houden, misbruik te voorkomen en fouten op te sporen. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.
  • Boekhouding en wettelijke administratie: om te voldoen aan fiscale, boekhoudkundige en andere wettelijke verplichtingen. Rechtsgrond: wettelijke verplichting.

Met wie delen we gegevens?

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor bovenstaande doeleinden of wanneer de wet dat verplicht. We kunnen gegevens delen met:

  • hosting-, IT- en beveiligingspartners die de website technisch ondersteunen;
  • Craft CMS, Formie en e-maildiensten zoals Postmark voor formulieren en e-mailverkeer;
  • Shopify en betrokken betaal-, verzend- en fulfilmentpartners voor webshopfunctionaliteit, bestellingen en betalingen;
  • boekhoudkundige of administratieve dienstverleners;
  • boekingsdiensten zoals Optios wanneer je via de externe boekingslink een afspraak maakt;
  • externe diensten zoals Font Awesome, Google Maps of Facebook wanneer die technisch worden geladen of wanneer je op een externe link of deelknop klikt;
  • overheidsinstanties, toezichthouders of rechtbanken wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met verwerkers maken we afspraken zodat zij persoonsgegevens alleen verwerken volgens onze instructies en met passende beveiliging.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld wanneer zij internationale cloud- of platformdiensten aanbieden. In dat geval gebruiken we passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of vergelijkbare beschermingsmaatregelen wanneer die vereist zijn.

Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.

  • Contact- en formuliergegevens bewaren we in principe tot 24 maanden na de laatste opvolging, tenzij een langere bewaring nodig is voor een lopend dossier of betwisting.
  • Afspraak-, klant- en behandelgegevens bewaren we zolang dat nodig is voor de dienstverlening, opvolging en administratie.
  • Bestel-, facturatie- en betalingsgegevens bewaren we gedurende de wettelijke boekhoudkundige en fiscale bewaartermijnen.
  • Nieuwsbriefgegevens bewaren we tot je je uitschrijft of je toestemming intrekt.
  • Technische logs en beveiligingsgegevens bewaren we in principe niet langer dan 12 maanden, tenzij langere bewaring nodig is voor beveiligingsonderzoek of wettelijke verplichtingen.

Je rechten

Je hebt, binnen de wettelijke voorwaarden, het recht op inzage, verbetering, wissing, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen verwerking. Wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming, kan je die toestemming op elk moment intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de verwerking die vóór de intrekking rechtmatig gebeurde.

Je kan je rechten uitoefenen via info@instituutsensy.be of via het contactformulier. We beantwoorden je verzoek in principe binnen één maand. Wanneer nodig kunnen we bijkomende informatie vragen om je identiteit te controleren.

Klacht

Heb je een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen we om eerst contact met ons op te nemen zodat we dit kunnen onderzoeken. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Automatische besluitvorming

We nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking. Alleen personen die gegevens nodig hebben voor hun taak krijgen toegang.

Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze website, dienstverlening of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.